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ELABORACION DE UN PRESUPUESTO

 

¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

 

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo. 

 

Un presupuesto NO es: 

 

Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que       tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has       presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas       es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.

 

Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la       inflación: cada año es distinto (ver también el apartado sobre Diferentes técnicas       presupuestarias) y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para       examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes. 

 

Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no       debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la       hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente       que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar       constantemente y usar con creatividad.

 

Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no subestimes el coste real de       las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es       mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco       más» para poder acabar el trabajo.

 

Éstas son dos de las preguntas clave que deberías ser capaz de contestar sobre la elaboración de un presupuesto:

 

¿Por qué es necesario un presupuesto?

¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?

 

                                      

¿POR QUÉ ES NECESARIO UN PRESUPUESTO?

¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un presupuesto?

 

El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un barco sin timón.

 

El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades. 

El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu       planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso      presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción. 

 

Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas       cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades. 

 

El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de       problemas. 

 

 

El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia      financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido,       pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.

 

No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los       donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable       y está bien planificado.

 

¿QUIEN DEBERIA PARTICIPAR ENLAELABORACION DE UN PRESUPUESTO?

 

La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:

 

Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto;

Comprender el significado de rentabilidad.

Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

 

Para asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto sólo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuación, es comentado y discutido por todo el equipo. 

 

Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario:

 

El Director financiero y/o contable;

El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.

 

En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposición un Comité de Finanzas o un Subcomité Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en tu Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboración del presupuesto. 

 

El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organización. Al final, el personal de categoría superior debe comprender el presupuesto: cómo se ha preparado, por qué es importante y cómo hay que controlarlo. 

 

En caso de que la organización tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, región o departamento debería preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en común) dentro de un presupuesto general para la organización. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cómo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Además tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos más próximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto.

 

 

RONAL

CÁLCULO DE COSTES: CATEGORÍAS

 

El cálculo de costes te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional. 

 

Cuando lleves a cabo tus planes, necesitarás utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas, información, equipamiento y destrezas. La mayoría de ellas implicarán un coste añadido, que es el que ha de ser calculado para desarrollar un presupuesto. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera:

 

  • Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
  • Te ayuda a seguir y controlar el coste real resultante de las actividades. 

 

Los costes que necesitas calcular están clasificados del siguiente modo:

 

Costes operacionales: costes directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el coste del alquiler de instalaciones para la celebración de actos, la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; también se podrían incluir materiales, equipamiento, transporte y servicios. 

 

Costes organizativos (también llamados costes básicos): costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos, pero sólo consigues llevar a cabo dos de ellos, aún tendrás que pagar el alquiler de los otros espacios; si has contratado a una recepcionista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios. 

 

Costes de empleo de personal: costes de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos (este tipo de costes se pueden categorizar dentro de «costes organizativos»). Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Puedes «cancelar los costes de personal» a ciertos proyectos a cargo de la organización. Así, por ejemplo, si tu agente de publicaciones va a gastar la mitad de su tiempo trabajando en publicaciones para un proyecto en particular, entonces puedes incluir la mitad de su salario y subsidio en tus costes del proyecto. Si tu Director va a gastar un 15% de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre del proyecto. 

 

 

Costes de inversión: costes para grandes «inversiones» que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe       el proyecto. Los vehículos y equipamiento como también los ordenadores y fotocopiadoras se      pueden incluir en esta categoría. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, sólo un       proyecto en particular los necesite. Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo podrían presupuestar dentro de los costes operacionales o de los costes organizativos. 

 

¿Por qué es importante saber la categoría seleccionada para calcular tus costes?

 

Porque muchos donantes prefieren financiar costes operacionales o como a veces dicen, costes directos del proyecto en vez de costes básicos organizativos o de empleo de personal.

 

 

JORGE

MARCO PARA CALCULAR COSTOS

 

Nota: Según las necesidades de tu organización o proyecto, tus encabezamientos pueden variar ligeramente.

 

Cálculo de costes de operaciones

 

Actividad

 

Costo de Unidad

Cantidad

Costo Total del Articulo

Materiales

 

 

Equipamiento

 

Servicios

 

Transporte

El costo de unidad es

el gasto de un solo

artículo.

 

Ej. Coste por día, por

kilómetro, por

persona.  

Es el número de

unidades (cuántas)

que necesitarás para

la actividad. Ej. 200

partidas para

formación, 130 días de tiempo de formadores

Multiplica el número total

de unidades por el costo

de unidad.

Costo total por actividad

La suma de todos los

costes individuales

 

 

DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS

  

Además de tu presupuesto de trabajo principal lo que esperas generar  o recaudar de manera realista y cómo se gastará también puedes tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se podrían incluir:

 

Un presupuesto de supervivencia: el mínimo necesario para que la organización o       proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil. 

 

Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en       el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las «garantías» se encuentran a       modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones       inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que       retomes tu presupuesto de supervivencia. 

 

Un presupuesto óptimo: cubre lo que te gustaría hacer en caso de que recaudaras       dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de       tu presupuesto de trabajo. 

 

 

LINO

 

EL PRESUPUESTO

 

A estas alturas deberías haber hecho toda tu planificación preliminar y deberías estar listo para preparar tu presupuesto. A medida que avanzas por este apartado, puede que quieras consultar el presupuesto ofrecido en el Ejemplo, Presupuesto consolidado.

 

1.      Conviene pensar en el proceso de preparación de un presupuesto paso por paso. En estos momentos ya tendrías que haber completado estos primeros tres pasos, como parte de tu trabajo preliminar para desarrollar tu presupuesto:

 

2.      Enumerar los artículos en los que gastas el dinero: sabrás cuales son a partir de tu       proceso de planificación de acción , debes agrupar los elementos debajo de cada encabezamiento o centros de costes

 

Calcular el coste de unidad de los artículos de referencia, seguido de los costes anuales

 

3.      Enumera tus posibles fuentes de ingreso o entradas brutas, y después categorízalas;       esto supone la base de tu presupuesto de ingresos

 

Ahora ya estás preparado para agregarle a tu presupuesto un formato presupuestario. Éstos son los otros pasos a seguir:

 

4.  Preparar tu formato de presupuesto.

5.  Realizar la suma de lo presupuestado.

6.  Añadir anotaciones para explicar los artículos que no estén claros.

7.  Obtener una respuesta sobre tu presupuesto.

8.  Concluir tu presupuesto. 

 


YERKO

SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO

 

El presupuesto es la herramienta más importante que tienes para el seguimiento de las finanzas de tu organización, proyecto o departamento. Utiliza el presupuesto para:

 

Hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos para observar que estas en el buen camino.

Informar a tu personal, Junta y donantes sobre tu trabajo en finanzas.

Pronosticar flujos de dinero.

Tomar decisiones financieras.

 

 

PRESUPUESTO PARA SEGUIMIENTO

 

El seguimiento de un presupuesto se utiliza para medir si una organización está cerca de cumplir sus objetivos en relación con su situación financiera. De este modo, es necesario comparar los ingresos y gastos reales con los ingresos y gastos presupuestados. Para llevarlo a cabo, se necesita preparar un informe de desviaciones que te muestre mes a mes si estás gastando más o menos dinero de la cuenta  o si obtienes el gasto esperado. Para poder hacer un informe de desviaciones y pronósticos de flujo de dinero, necesitas dividir tu presupuesto general en presupuestos mensuales. Esta división mensual te da tu herramienta de administración. Para obtener un ejemplo de una división mensual de un presupuesto, dirígete al Ejemplo de una división mensual.